We werken binnen PSW inmiddels met diverse interne communicatiemiddelen: e-mail, Microsoft Teams, WhatsApp, telefonie, SMS, Yammer, Push berichten via het PSW portaal en nieuwsbrieven. Om optimaal gebruik te kunnen maken van al deze middelen en overbelasting te voorkomen, willen we graag wat afspraken maken.
E-mail
Met name het gebruik van e-mail leidt dagelijks tot een stortvloed aan berichten. Vaak komen per dag zoveel berichten binnen dat je het overzicht verliest en het onmogelijk wordt om alle e-mails te lezen, laat staan te beantwoorden. Bij enkelen (zo niet velen) leidt dit zelfs tot stressreacties.
We zouden graag zien dat de e-mail terughoudend gebruikt gaat worden. Dit houdt in dat e-mail alleen voor het delen van informatie met collega’s gebruikt wordt die met het e-mail bericht ook daadwerkelijk iets moeten doen. Dit betekent ook dat je geen medewerkers of leidinggevende meer in de CC zet. De ervaring leert namelijk dat veel mensen die in de CC staan, het betreffende bericht niet of te laat lezen.
Het zou ook mooi zijn als we geen “reply to all” (reageer naar iedereen) meer gebruiken. Reageer alleen naar die mensen die er echt iets over moeten zeggen of iets mee moeten doen. Wil je toch door middel van één e-mail meerdere collega’s bereiken, vermeld hun e-mailadressen dan onder BBC. Onder “aan” vermeld je slechts je eigen naam. Ontvangers kunnen dan alleen naar jou reageren. Probeer het maar eens uit. Het werkt heel prettig en spaart een hoop e-mails waar je toch niets mee moet.
Wees ook duidelijk in je communicatie via e-mail. Vertel duidelijk wat je van iemand verwacht en voor wanneer (hang er desnoods een deadline aan).
Wil je iemand toch informeren over een onderwerp zonder dat hij/zij er direct iets mee moet doen, doe dit dan persoonlijk door contact te zoeken, te (beeld)bellen, via de chat in Microsoft Teams of het te bespreken in een overleg.
Microsoft Teams
‘Teams’ willen we meer dan nu het geval is gebruiken om te chatten, te bellen en te vergaderen via beeldbellen. Teams willen we vooral gebruiken om korte berichten te delen, die anders via de e-mail zouden gaan. Dit middel heeft nadrukkelijk de voorkeur boven Whatsapp (is niet altijd veilig), mits degene waarmee je wilt communiceren toegang heeft tot Microsoft Teams. De chatfunctie van Microsoft Teams leent zich uitstekend voor het communiceren van korte mededelingen of vragen, zoals:
“nieuws gelezen? Zie hier de link naar het nieuwsbericht”
“denk je nog even aan onze afspraak voor morgen?”
“Pietje is helaas ziek” “het document staat klaar, zie map” “kan ik onze afspraak verplaatsen naar vanmiddag?” “kan je Meneer Janssen even terugbellen op 06-…?”
“ben 10 minuten eerder”
En wist je trouwens dat je de TEAMS–app heel eenvoudig kunt installeren op je smartphone?!
Whatsapp
Het gebruik van Whatsapp voor zakelijk gebruik willen we graag terugdringen. Whatsapp is namelijk niet altijd veilig. We zouden graag zien dat Whatsapp alleen gebruikt wordt als je geen beschikking hebt over Teams. Overigens is het sowieso niet toegestaan om privacy gevoelige informatie te delen via Whatsapp.
Meer weten?
Via GoodHabitz kun je een aantal trainingen volgen! Je vindt ze in MijnLeerPortaal.