De norm van 95% voor het aantal actuele ondersteuningsplannen werd in 2022 wederom niet gehaald (72%). Ook de inhoud en kwaliteit van de ondersteuningsplannen en de techniek van het systeem blijven alertheid en ontwikkeling vragen. Ondanks dat de tevredenheid bij medewerkers over de ondersteuningsplansystematiek steeg (vragenlijst december 2021) is eind 2021 een werkgroep Kwaliteitsverbetering ondersteuningsplannen aan de slag gegaan om de ondersteuningsplansystematiek te verbeteren. Geert Schroën is voorzitter van de ondersteuningsplancommissie en werkgroep: “Uit het tevredenheidsonderzoek bleek met name dat het nodig was het ‘waarom’ van de systematiek nogmaals onder de aandacht te brengen. De systematiek is een middel, geen doel. Het doel is dat medewerkers gericht zijn op het proces van de cliënt. De ondersteuningsplansystematiek moet daarbij helpend zijn. Dat wordt vaak niet zo ervaren, mede omdat niet duidelijk is waarom en hoe de ondersteuningsplansystematiek is opgebouwd en functioneert. We hebben daar in 2022 extra energie en tijd ingestoken.”
Regiobijeenkomsten
“We hebben in onze drie regio’s bijeenkomsten georganiseerd met alle ‘ambassadeurs’ van het ondersteuningsplan: teamleiders, gedragskundigen, kerngebruikers en lokale applicatie ondersteuners (de interne technische helpdesk per locatie). We hebben ze vooral meegenomen in het waarom van de ondersteuningsplansystematiek. Als iedereen daar dezelfde kennis over heeft én hetzelfde gevoel en geloof, zijn we flink op weg naar verbetering. Door de wisselingen in management, teamleiders en medewerkers waren we dat een beetje kwijtgeraakt. Dat de focus een tijd op Corona gericht was, heeft zeker ook niet meegeholpen.”
Uitleg
“We zijn door meerdere teams gevraagd om toelichting te komen geven. Tijdens die bijeenkomsten hebben we al veel vragen kunnen beantwoorden. Aan het aantal vragen dat ná de bijeenkomsten binnenkomt, merken we dat men er mee aan de slag is en dat het leeft. Een veel voorkomende belemmering die we hoorden was: ‘ik heb geen tijd om te rapporteren.’ Ons advies is: maak rapporteren onderdeel van je gesprek met de cliënt. Kijk aan het einde van het gesprek vijf minuten terug en leg dat samen kort vast of beter nog (als het kan): laat de cliënt dat doen. Een andere belangrijke hapering was dat begeleiders niet de gehele cyclus afmaakten. Resultaten uit de evaluaties moeten weer vooraan in de basisvragenlijst verwerkt worden. Daaruit kunnen we gegevens halen die helpen bij het in kaart brengen van de tevredenheid en cliëntervaring. Hieraan moeten we nu verplicht een apart onderzoek wijden. Als we dit met zijn allen consequent in die basisvragenlijst doen, hebben we in de toekomst wellicht geen afzonderlijk cliëntervaringsinstrument meer nodig. Maar vooral: kun je goed zien of je het proces van de cliënt goed doorloopt.”
Trainers
“Eind 2022 hebben we de scholing ‘Ondersteuningsplansystematiek’ herijkt en meer trainers aangenomen. Die zijn we op dit moment aan het opleiden. We creëren zo een mooie groep mensen die als ambassadeur kunnen fungeren van de ondersteuningsplansystematiek.”
Samenwerking wonen en dagbesteding
“We hebben in de sectoren wonen en dagbesteding extra aandacht gegeven aan de onderlinge samenwerking op het gebied van het schrijven van het ondersteuningsplan: wie doet wat en wanneer en hoe doe je dat?”
Bereikbaar
“Omdat we zien dat de zaken die we ingezet hebben, opgepakt worden is de werkgroep kwaliteitsverbetering opgeheven. Dat wil niet zeggen dat we de kwaliteitsverbetering loslaten. Als voorheen bewaakt de ondersteuningsplancommissie de grote lijnen en behoudt het overzicht. We gaan bijvoorbeeld in het eerste kwartaal van 2023 aan de slag met de teamleiders, regioleiders en gedragskundigen over hun rol hierin. Waar nodig zijn we bereikbaar voor vragen en uitleg, voor alle sectoren en doelgroepen.”
Verspreiding van de expertise
“Waar we naartoe willen is dat elke medewerker van PSW ambassadeur is van de ondersteuningsplansystematiek. Dat leidinggevenden, gedragskundigen en medewerkers kundig zijn in het gebruik, het belang ervan onderschrijven en de meerwaarde ervan inzien bij het centraal stellen van het proces van de cliënt. Zodat we met deze goede ondersteuningsplansystematiek als middel, de kwaliteit van leven van onze cliënten verder kunnen verbeteren.”